ジャイロ総合コンサルティングの渋谷雄大です。
昨日は東京都内でタイムスケジュール研修という研修を行ってきました。
我ながら幅広いテーマで研修をするものだと思います。
ただ年間200回の講演会をやりながらも、会社の仕事、ブログ、Twitter、Facebook、テキスト作成などをこなし続けてかれこれ10年以上。タイムスケジュールに関しては、それなりに研究しながら実務に活かしてきた経験が活かせるテーマでした。
TODOリストの作り方に注意
実はTODOリストについては、いろいろと見解が分かれているのはご存知でしょうか。
やることリスト＝TODOリストですが、いくつかの問題があります。その問題を解消しなければ、TODOリストって逆効果になってしまうこともあるわけです。
- TODOリストの数に圧倒されて動きが鈍くなる。
- 簡単なものから潰していくので、厄介で重要なTODOは後回しにされる。
- 時間軸がないため締切がわかりにくい。
- 減らないTODOリストにストレスが逆にたまる。
さがせばいくらでもありますが、要するにTODOリストって自らが追い込まれるためのツールになっているとも言えるわけです。
重要度順にTODOをこなす
重要度が高いTODOって後回しにされる傾向があります。「大切な業務だからあとでまとめてやろう！」「大切な取引先からのメールだから後でじっくり考えて返信しよう！」などです。
でも次々に増えていくTODOリストです。
結局、大切なTODOが後回しになって、いつまでもTODOリストに鎮座し続けていくことになるわけです。しかも長く鎮座すると不思議な事にそこに鎮座していることに慣れてしまうんですよね。明日でもいいか？なんて思うわけです。
アイビー・リーの25,000ドルのアイデアってご存知でしょうか？
1900年代、業績不振で喘いでいた鉄鋼会社のチャールズ・シュワップと、その相談をうけたコンサルタントのアイビー・リーの話です。
「あなたの会社の能率を50%以上改善する方法がある」と、アイビー・リーは言いました。
「ここに1枚の紙がある。明日しなければならない仕事を6つ書いてくれ。
そして重要なものから順に番号をふってくれ。
明日会社に行ったら、重要な仕事から順に1、2、3……とこなせばいい。もちろん全部終わらなくてもよい。
最も優先順位の高い仕事がこなせたんだから。
大事なことは、これを毎日続けることだ。
翌日の重要な仕事を書き出す。それに優先順位をつける。
それを一つずつこなす。それだけでよい。同様のことを社員にもさせるのだ。
そして効果があると認めたら、妥当なコンサルフィーを私に払って欲しい」
後日チャールズ・シュワップは、感謝の手紙に25,000ドルの小切手を添えてアイビー・リーに送ったそうです。
大切なことは、簡単なTODOからではなく、重要度の高いTODOから手を付けることなんですね。
TODOはスケジュールに組み込む
手帳のメモ欄にTODOを書いている人がいますが、これだと期日や取り組むタイミングが不明確なので、結局取り組みが遅くなったり後回しになったりします。
わたしもやっているのですが、TODOはいつの何時に取り組むか？という時間軸の中に組み込むことがとても大切です。
ですから私の場合、例えば、スケジュール帳の11:00〜11:25【テキスト作成】など予定を組み込むようにしています。
スケジュールの中に組み込むことで、実行しなくてはならないという意識付けが明確になります。
すべて終わらなくても良い
圧倒的な数のTODOにストレスを感じている方も多いのではないでしょうか？しかもそういう人の場合、TODOはどんどん増えていく傾向にあります。
何しろTODOが増える＝自分で抱える癖が強い人、仕事に対する責任感は非常に強い人、とも言えます。
大切なことは、重要度＝それに取り組まないと将来的に大きなリスクを伴うこと。もしくは、大きな成果につながるもの。にしっかり手を付けること。それと、放置しても問題のないもの。などをしっかり切り分けることです。
そしてその優先順位の低いものは、誰かに依頼したりできる環境を作っておくことが大切なんです。
対処法は4種類
TODOをこなす時に覚えておいてほしいのは、４つの対処に分ける癖を付けておくということです。
実行：自らが実行して処理するものです。
軽減：誰かに協力するか、内容を変更して負担を軽減する方法です。
移転：誰かに振って、処理をしないことです。
容認：放置するものです。
この４つの選択に分けることでTODOリストの処理を効率的に行っていくことが非常に重要となってきます。
