昨日は、米子商工会議所で販売力拡充研修（2回シリーズ）の1日目を行ってきました。

この研修は国が課題として掲げている労働生産性向上を目的とした研修なのですが、そもそも生産性向上って言われてもイメージがつかない人が多いのではないでしょうか。

労働生産性って要するに「1人が1時間で生み出す成果」のことです。

1日あたりGDPは、世界で25位とかなり低い状況です。
GDP（国内総生産）は3位なのにです。

要するにこれは、人口の多さでカバーしているだけで、実際のひとりひとりの労働生産性は低いということです。

ただし日本人は働き者の印象です。サボっている印象はないです。みんな全力で働いていますよね。

でも世界で見れば25位。

答えはたったひとつですね。努力の方向が間違っているということです。

例えばです。

メール添付ファイルのZIPパスワード化問題

これです。↓↓

昔ながらの大企業や行政機関等が、この仕組をいまだに使っているところは多いです。

添付ファイルとパスワードとを別で送信する。というものです。

実は先日気がついたのですが、Gmailで受信しているのですが、この仕組で届いたメールには「信頼できないファイル」と警告が毎回出ます。

要するにウィルススキャンができないので、信頼できないということなんです。

実際に添付された暗号化ファイルがウィルスに感染しているというケースはありえるためセキュリティ上、本来の目的からは外れているように感じます。

また「メールの誤送信防止」という意見もありますが、これも自動化しているため、同じメールアドレスに自動で送られてしまうためやはりあまり意味をなさなくなっている。

昔から行われてきた方法のため、これが当たり前化してしまっている。

日本の労働生産性向上を目指すのであれば、このような形骸化した仕組みを見直していくことが非常に重要なんです。

FAX文化

アメリカのスミソニアン博物館には、産業遺産としてFAXが展示されているそうです。

そうです。

日本以外の国では、ほとんどFAXは使われなくなっている。
ただし、金融機関や一部行政では使われているみたいです。

先日、日系ブラジル人の経営者と会話をしたのですが、その際に、FAXで海外に資料を送ろうとしても相手はFAXなんて盛っていない。そして聞かれるそうです。「そこは本当に日本ですか？」って。

一応の先進国である日本でFAXが普通に使われている事実に、驚かれるそうなんです。

これだって日本人が昔から使っていたから、継続しているだけで、労働生産性向上には大きなマイナス材料になっていいるかも知れません。

手段の目的化

昨年のニュースで茨城県庁の改革で99.1％が電子決済化した、という話が話題になりました。

でも実際は。

ハンコ消えた？茨城県の改革に賛否　「実態は紙のまま」

https://www.asahi.com/articles/ASLB56R3KLB5UJHB01P.html

現場の協力が得られないため、結局、紙のままらしいです。

日本は人口が減少するんだよ！

いままでは人口の数でGDPをカバーしてきたのが日本の構造。

ひとりひとりの力は弱いけれど、みんなで頑張って全体を引き上げてきた。という構図です。

でもよく考えてみてほしいんです。

これから人口は減少していくんです。

平成30年版高齢社会白書より

2055年には、日本の人口は1億人を切ります。
しかも高齢化比率も急激の上昇してくわけです。

数の力で勝負することは難しいのは、誰が見てもわかります。

みんなで頑張る時代から、ひとりひとりが努力する方向を見つめ直して自立することが必要なんです。

そういう意味で、前述したような過去の遺産みたいなものを丁寧に整理して、方法論を議論していく必要があるのではないでしょうか。

本当は意味のない仕事って山のようにあります。その意味のない仕事を減らして、本当に労働生産性が高まるような仕事をやっていく。

それが今やるべきことなんだと思います。

昨日は大阪で企業向けの研修会の講師として6時間研修をさせていただきました。

前半3時間は、「タイムマネジメント研修」
後半3時間は、「ミス防止研修」

時間管理とミス防止に関するものですが、正直に言って、真面目にやると全然面白くないテーマでしたので、色々と趣向を組み込んで終始わらいの絶えない研修へと変容させてしまいました。

自社で実施したいという方がいればお問い合わせくださいね（軽めのPR）。

性格によって変わるミスの傾向

ミス防止研修のなかでもお伝えした内容です。

ミスには3つのタイプが存在しているって知っていましたか？
しかもそれぞれの性格によって、やってしまうミスに偏りが出るんです。

まずは自分自身がどんなミスをしやすいのか？
を自己認識することが、ミスを防ぐ際には大切なんです。

ミステイク（はやとちり）

「見間違い、聞き間違い、勘違い」なんかが当てはまりますね。

ペットボトルの水を目薬と勘違いしたことはありませんか？

NLPという心理学で言えば、視覚優位型の人間に当てはまりやすいです。
視覚優位型＝インスタ映え型と勝手に呼んでいますが、流行りものが大好きで、思いついたらまず行動したい、常に前のめりで人より先に動き始める。みたいな人のことです。

また特に起こりやすいのが、ベテランもしくは新人に起こりやすいです。

ベテラン×視覚型だと、たとえば仕事内容を上司に伝えるのですが、ひとこと言っただけで「みなまで言うな」的に勝手に仕事の内容を推測してしまう人のことです。

もしくは一生懸命話しても、「そんなの知っているから」という雰囲気をかもし出しながら軽い頷きを連発するようなタイプです。

丁寧に話を聞かないものですから、はやとちりしてしまうんです。

解決策は、一歩踏みとどまるための仕組みを考える。ことです。
たとえば、衝動買いしたくなってAmazonだと1クリック注文ができますが、その機能を停止させて、一旦落ち着けるステップを組み込むなどです。

スリップ（やりそこなう）

「頭でっかち」「動いてみたら思うようにいかなかった」なんかです。

自分の後頭部を待ち受けにしていませんか？（頭でっかちと後頭部つながりなだけで内容とは関係はありません）

NLPで言えば、聴覚優位型の人間が当てはまりやすいです。
聴覚優位型＝物事を理屈で考えて、論理的にちゃんと整理をしたいタイプです。数字が正義。ロジックにはまらないものは信じない。理解できないものには蓋をする。行動するまでとても慎重。
みたいな人ですね。

頭で整理して実際にテストをしない傾向が高いため、実際に動いてみると起こる想定外に対応できないんです。
頭で考えていたのと、実際に動いてみたら違った。という状況に陥りやすいのがこのタイプです。

解決策は、声出し確認しながらのリハーサルです。声を出しながら、確認作業をすることで理屈と行動が連動していきます。聴覚型は音に敏感ですから、声出ししながらが効果的となります。

ラプス（ぬけもれ）

「忘れていた」「うっかり」「記憶がない」なんかですね。

うっかり服を着たままお風呂に入ってしまったことなんかありませんか？

NLPで言えば、身体感覚優位型がハマりやすいです。
身体感覚型＝全体像でものごとを把握するタイプで、細かなディティールや数字などの部分を大枠で捉えるのが得意です。あとは人柄を信用しやすい。根拠はないけれど行けそうな気がする〜。ってタイプですね。

このタイプは、大体で覚える傾向があるため、単純なポカミスが多くなりがちです。

解決策は、メモを取る。失敗した時に対処法を決めておく。です。この対応はどんなに防止しようとしてもミスはしてしまうタイプです。だからこそミスした時の対処法をあらかじめ決めておくことが大切なんです。
もうひとつはメモを取るですが、身体感覚優位型は、字を書くことは大好きなのですが、一言一句書き留めるクセがあるので抜け漏れが文字数が多くなってチェックミスが起こります。
ポイント（TODO）だけ色を変えるなど、その書き方を工夫することでミスを減らすことができるようになります。

このようにそれぞれの性格によって、犯しやすいミスは変わってきます。
あなたはどのタイプですか？

ほかに対処法があったら教えてくださいね。

昨日は東京都内でタイムスケジュール研修という研修を行ってきました。

我ながら幅広いテーマで研修をするものだと思います。

ただ年間200回の講演会をやりながらも、会社の仕事、ブログ、Twitter、Facebook、テキスト作成などをこなし続けてかれこれ10年以上。タイムスケジュールに関しては、それなりに研究しながら実務に活かしてきた経験が活かせるテーマでした。

TODOリストの作り方に注意

実はTODOリストについては、いろいろと見解が分かれているのはご存知でしょうか。

やることリスト＝TODOリストですが、いくつかの問題があります。その問題を解消しなければ、TODOリストって逆効果になってしまうこともあるわけです。

1. TODOリストの数に圧倒されて動きが鈍くなる。
2. 簡単なものから潰していくので、厄介で重要なTODOは後回しにされる。
3. 時間軸がないため締切がわかりにくい。
4. 減らないTODOリストにストレスが逆にたまる。

さがせばいくらでもありますが、要するにTODOリストって自らが追い込まれるためのツールになっているとも言えるわけです。

重要度順にTODOをこなす

重要度が高いTODOって後回しにされる傾向があります。「大切な業務だからあとでまとめてやろう！」「大切な取引先からのメールだから後でじっくり考えて返信しよう！」などです。

でも次々に増えていくTODOリストです。

結局、大切なTODOが後回しになって、いつまでもTODOリストに鎮座し続けていくことになるわけです。しかも長く鎮座すると不思議な事にそこに鎮座していることに慣れてしまうんですよね。明日でもいいか？なんて思うわけです。

アイビー・リーの25,000ドルのアイデアってご存知でしょうか？
 
1900年代、業績不振で喘いでいた鉄鋼会社のチャールズ・シュワップと、その相談をうけたコンサルタントのアイビー・リーの話です。
 
「あなたの会社の能率を50%以上改善する方法がある」と、アイビー・リーは言いました。
 
「ここに1枚の紙がある。明日しなければならない仕事を6つ書いてくれ。
そして重要なものから順に番号をふってくれ。
明日会社に行ったら、重要な仕事から順に1、2、3……とこなせばいい。もちろん全部終わらなくてもよい。
最も優先順位の高い仕事がこなせたんだから。
 
大事なことは、これを毎日続けることだ。
翌日の重要な仕事を書き出す。それに優先順位をつける。
それを一つずつこなす。それだけでよい。同様のことを社員にもさせるのだ。
そして効果があると認めたら、妥当なコンサルフィーを私に払って欲しい」
 
後日チャールズ・シュワップは、感謝の手紙に25,000ドルの小切手を添えてアイビー・リーに送ったそうです。

大切なことは、簡単なTODOからではなく、重要度の高いTODOから手を付けることなんですね。

TODOはスケジュールに組み込む

手帳のメモ欄にTODOを書いている人がいますが、これだと期日や取り組むタイミングが不明確なので、結局取り組みが遅くなったり後回しになったりします。

わたしもやっているのですが、TODOはいつの何時に取り組むか？という時間軸の中に組み込むことがとても大切です。

ですから私の場合、例えば、スケジュール帳の11:00〜11:25【テキスト作成】など予定を組み込むようにしています。

スケジュールの中に組み込むことで、実行しなくてはならないという意識付けが明確になります。

すべて終わらなくても良い

圧倒的な数のTODOにストレスを感じている方も多いのではないでしょうか？しかもそういう人の場合、TODOはどんどん増えていく傾向にあります。

何しろTODOが増える＝自分で抱える癖が強い人、仕事に対する責任感は非常に強い人、とも言えます。

大切なことは、重要度＝それに取り組まないと将来的に大きなリスクを伴うこと。もしくは、大きな成果につながるもの。にしっかり手を付けること。それと、放置しても問題のないもの。などをしっかり切り分けることです。

そしてその優先順位の低いものは、誰かに依頼したりできる環境を作っておくことが大切なんです。

対処法は4種類

TODOをこなす時に覚えておいてほしいのは、４つの対処に分ける癖を付けておくということです。

実行：自らが実行して処理するものです。

軽減：誰かに協力するか、内容を変更して負担を軽減する方法です。

移転：誰かに振って、処理をしないことです。

容認：放置するものです。

この４つの選択に分けることでTODOリストの処理を効率的に行っていくことが非常に重要となってきます。